【質問#128】既存の帳票をDocurain帳票テンプレート化するサービスは

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質問

初めまして
XXXに住んでいるXXXと言います。

そもそもなのですが既存のシステムの帳票が多数あり、それをDocurain帳票テンプレート化するような仕組みは無いものでしょうか。

AIとクラウドを使うと多少精度は悪くても出来るような気がするのですが。

※お名前とお住いの場所についてはこちらの判断で伏せ字にしました。

回答

ついに私が開発(の一部)を担当しているDocurainの質問がきました。嬉しいです。

そもそもなのですが既存のシステムの帳票が多数あり、それをDocurain帳票テンプレート化するような仕組みは無いものでしょうか。

そういう要望はDocurain開発に携わる前からもよく聞いてきたのですが、残念ながら無いです。おそらくDocurainに限らず、労力がほぼゼロで既存の帳票を移行できるソリューションというのは無いと思います。詳しくは後述しますが、私はExcelに自動変換するという製品で実用レベルのものを見たことがありません。

もし、既存のシステムの帳票がExcelベースだったり、Excel形式での出力が可能という場合であれば、かなり簡単に移行が簡単です。が、おそらくそういうパターンではなさそうですね。

既存のシステムで利用している帳票が大量にあるが、Excelデータは無いという場合は一からExcelファイルを作る必要があります。過去、そのような案件では

  • 既存の帳票をExcelシートで再現する
  • それをベースにDocurain帳票テンプレートを作る

という正攻法で進めました。最初のステップはExcelが使えれば誰でもできるので、手間はかかりますがマンパワーをある程度かけれるならばすぐに終わらせることは可能と思います。そもそも、同種の帳票作成ツールのビジュアルエディタの類と比べても、Excelによる帳票のデザインはダントツで操作性がよく、作成速度も早いです。

次のステップは先に書いたとおり、そこまで手間はかからない作業です。差し込むデータ部分にプレースホルダを設定する、条件分岐やループ処理の制御構造を差し込む、というくらいです。多少プログラミングの素養がある人ならすぐできるでしょう。

AIとクラウドを使うと多少精度は悪くても出来るような気がするのですが。

これは結構難しいと思います。それぞれの帳票について最適なExcelセルの配置を求めるという問題が本質的に難しいのだと考えています。

昔から帳票をExcel化する(Excelとしてエクスポートする)という製品はあるのですが、個人的にはうまく動いているのを見た試しが無いです。一例を挙げると、たとえばAdobe AcrobatにはPDFをExcelに変換する機能というのがあります。これは単純な帳票であればそれなりにきれいに出るのですが、複雑になると「一から作り直したほうが早いのでは」と思えるほどにレイアウトが崩れます。

逆に言えば、簡単な帳票ならAdobe Acrobatを利用してPDF(中身がスキャン画像なPDFファイルでも大丈夫です)からExcelファイルを生成し、それをベースにするという方法でDocurainテンプレートを容易に作るということはやってみる価値があると思いますし、私自身、興味があります。

AI(機械学習)でも、例えば帳票の画像データとそれに対応する最適なセル配置・罫線スタイルのペアのデータを大量に用意できれば(後者から前者は生成できるので実質的には後者のデータだけ)、それなりに精度良くExcelに変換することが可能なのではと個人的には思います。たぶん、Excel方眼紙ベースのあまり美しくないシートになると思いますが…。

Docurainが将来的に既存帳票からテンプレート生成を行う機能を備えるかどうかは残念ながら断言できないのですが、個人的には挑戦してみたい領域の一つではあります。

なんだか歯切れの悪い回答で恐縮ですが、もう少し詳しいお話をお聞かせ頂ければ別の解決方法をご提示できるかもしれません。宣伝になってしまいますが、もしもう少し詳しい話を聞きたいということであればDocurainホームページのお問い合わせページからご連絡頂ければ直接伺ってデモをしたり解決方法を考えたりといったことも可能ですので、ご検討下さい。